POLITIQUE RELATIVE AUX TECHNOLOGIES DE COMMUNICATION

GLOSSAIRE

Confidentialité

La confidentialité est le caractère réservé d’une information. Le respect de la confidentialité se
définit comme le fait de s’assurer que l’information n’est seulement accessible qu’à ceux dont l’accès est préalablement autorisé.

Direction

Dans la présente politique, le terme direction désigne les personnes suivantes: directrice générale, directrice d’installation et directrice adjointe à l’administration.

Inapproprié

Dans la présente politique, les termes «inapproprié» ou «de façon inappropriée» sont utilisés. Ils comprennent, sans s’y limiter, des sites ou des sujets faisant valoir des principes ou des valeurs contraires aux principes fondamentaux du CPE ou contraire au code d’éthique professionnel ou encourageant des activités illégales ou contenant du matériel à caractère raciste, sexiste, violent, haineux, sexuel ou pornographique. I peut également s’agir du ton utilisé : impoli ou désobligeant, agressif, sarcastique, blessant, calomnieux, méprisant ou autre, ou encore, d’un acte commis demauvaise foi pour nuire à une personne ou au CPE

Médias sociaux

Les médias sociaux sont définis comme toutes formes d’applications sur Internet permettant l’interaction et le partage d e contenu généré. Les médias sociaux incluent notamment :

Les sites sociaux de réseautage (Facebook, My Space, Linkedln, etc.) ;
Les sites de partage de vidéos ou de photos (Facebook, Flicker, Youtube, Instagram, etc.);
Les sites de micro « blogging » (Twitter, FriendFeed, etc.);
Les blogues, les forums de discussion et les communautés en ligne;
Les encyclopédies en ligne (Wikipédia, etc.);
Tout autre site Internet permettant d’utiliser des outils de publication en ligne.

Membres de la corporation

Dans la présente politique, le terme «membres de la corporation» inclut les personnes suivantes: les salariés de tous types, les administrateurs, les parents et enfants utilisateurs.

Vie privée

La vie privée fait partie des droits civils. Les composantes de la vie privée n’ont pas fait l’objet d’une définition ou d’une énumération limitative afin d’éviter de limiter la protection aux seules prévisions légales. Les tribunaux ont appliqué le principe de cette protection, au droit à la vie sentimentale et à la vie familiale, au secret relatif à la santé, au secret de la résidence et du
domicile, et au droit a l’image.

PRÉAMBULE

ATTENDU QUE le CPE est soucieux de son image et de sa réputation ainsi que de celles de ses employées;
ATTENDU QUE le CPE prend en considération la place importante des diverses technologies de communication dont internet, les médias sociaux et le téléphone cellulaire dans la vie
quotidienne, sur les lieux de travail et à l’extérieur des lieux de travail;
ATTENDU QUE le CPE favorise des communications respectueuses entre les personnes et le respect de la vie privée;
ATTENDU QUE le CPE désire des règles d’utilisation claires et sans ambiguité concernant les technologies de communication et leur utilisation ainsi que pour les outils informatiques appartenant au CPE.
EN CONSÉQUENCE, le CPE adopte la politique suivante:

ORIENTATIONS PRINCIPALES

Objectif général

La présente politique a pour objectif général d’établir les principes et les directives que doivent suivre les membres de la corporation lors de l’utilisation des diverses formes de technologies d e communication.
Cette politique vise également à promouvoir une saine utilisation des médias sociaux, d’Internet et des différentes technologies de communication.

Principes directeurs

Par l’adoption de la présente politique, le CPE impose des balises sur l’utilisation des diverses technologies de communication. La présente politique s’adresse à tous les membres de la corporation.
La présente politique, dans le respect des droits fondamentaux des individus, confirme:

le droit à la protection de la vie privée et des renseignements personnels;
le droit à la protection de la réputation, de la dignité et de l’honneur des membres de la
corporation et de la corporation en général;
l’obligation et les responsabilités des membres de la corporation en matière de loyauté, de
confidentialité e t d e civilité;
le maintien des bonnes relations entre l’ensemble des membres de la corporation;
la préservation d’un accès légitime aux moyens de communication visés.

Le CPE reconnaît aux membres de la corporation le droit d’utiliser les médias sociaux, sous réserve des règles prévues à la présente politique.
Les membres de la corporation ayant un blogue personnel, un micro blogue (Twitter), un site web ou autres et qui s’interrogent sur une question d’éthique ou de conflit d’intérêt ayant trait
aux médias sociaux ou à l’utilisation des technologies de communication, ont la responsabilité d’en discuter avec la direction générale préalablement à tous gestes ou actions.
La présente politique n’interdit pas le réseautage entre membres de la corporation d’un même niveau (employée-employée, direction-direction, administrateur-administrateur, etc.).
Le CPE interdit toutefois aux membres de la corporation, pour des raisons d’éthique, d’inviter dans leur réseau un membre de la corporation d’un autre niveau (employée-direction,
employée-administrateur, employée-parent, direction-parent, direction-administrateur, etc.), ceci afin de préserver la neutralité et l’indépendance nécessaire à l’exercice de leurs fonctions respectives

Rôles, responsabilités et obligations des membres de la corporation

La direction
La direction a la responsabilité de l’application de la présente politique. Elle doit appliquer
toutes les mesures de surveillance et de contrôle appropriées et celles qui y sont prévues expressément afin d’en assurer son respect, par exemple :

S’assurer que l’ensemble des membres connaissent l’existence d’une telle politique;
Diffuser et expliquer la présente politique aux membres de la corporation;
Procéder à des vérifications ponctuelles si nécessaire, le CPE se réserve le droit de le faire;
Prendre les décisions et mesures de redressement appropriées.

La direction est le seul membre de la corporation qui a le pouvoir de se prononcer officiellement au nom de la corporation sur l’interprétation à donner à la présente politique. Elle est aussi la seule personne de l’organisation à pouvoir utiliser ou autoriser, par consentement écrit, l’utilisation du logo et/ou la marque de commerce du CPE, et la seule personne à pouvoir se prononcer publiquement au nom de la corporation. Elle s’engage aussi à intervenir avec diligence advenant un problème en lien avec les technologies de communication.

L’employée, l’administrateur et le parent/enfant utilisateur
L’employée, l’administrateur et le parent/enfant utilisateur ont la responsabilité d’effectuerleurs rôles au sein du CPE en respectant le cadre de la présente politique. Ils doivent notamment :

S’assurer que toutes les communications qu’ils effectuent respecte la présente politique, particulièrement lorsque cette communication implique, directement ou indirectement, le CPE ou un membre de la corporation;
S’assurer que l’utilisation qu’ils font des médias sociaux ou des différentes technologies de communication n’est pas inappropriée;
Rapporter à la direction toutes situations jugées inappropriées selon le code d’éthique et/ou non conforme à la présente politique;
Advenant une enquête, ils doivent collaborer sans délai à ce processus et divulguer toute l’information en sa possession ; qu’ils l’aient vue, entendue ou apprise.

RÈGLES RELATIVES À L’UTILISATION

Règles générales

Toutes activités liées à l’utilisation des médias sociaux et/ou des différentes technologies de
communication doivent se faire dans le respect des lois, des règlements et des politiques, notamment de ceux-ci :

Code civildu Québec;
Code criminel;
Charte des droits et libertés de la personne;
Charte canadienne des droits et libertés;
Loi sur le droit d’auteur;
Règlement sur la protection du droit d’auteur;
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
Politique de gestion des ressources humaines;
Conventions collectives en vigueur au CPE.

Les individus qui contreviennent aux lois, aux règlements et/ou aux politiques sont responsables personnellement de leurs actes.

Caméras de surveillance
En aucun cas, la présente politique ne doit être interprétée comme limitant les droits de l’employeur d’utiliser des caméras de surveillance en conformité avec les législations applicables. Cependant, une résolution du conseil d’administration est préalable pour valider son autorisation et son application.

Ne pas agir à titre de porte-parole ou mandataire
A moins d’être mandaté par la direction en ce sens, la corporation vous invite à ne pas émettre de prises de position en ligne en parlant au nom de l’organisation. De même, s’il est porté à votre connaissance que des informations négatives sont véhiculées au sujet de l’organisation, la corporation vous invite à vous abstenir de commenter et à contacter plutôt la direction. Si des questions vous sont posées en lien avec le CPE dans le cadre de votre participation aux réseaux sociaux, la corporation vous invite à rediriger les utilisateurs vers le site Web officiel du CPE ou vers la direction du CPE.

Obligation d’exprimer la provenance de l’opinion
Lorsqu’ils expriment des opinions sur les milieux de garde (y compris sur le Ministère de la famille et les associations syndicales ou patronales), l’éducation des enfants ou tous autres sujets compatibles avec le milieu éducatif, les membres de la corporation, autre que la direction, doivent mentionner une des phrases suivantes ou une phrase équivalente :

«L’opinion exprimée ici ne représente que celle de son auteur»;
«L’opinion que j’exprime ne représente pas celle du CPE».

Le membre de la corporation ne peut laisser sous-entendre, directement, indirectement ou par omission que cette opinion ou prisede position représente celle de l’employeur.

Obligation de s’identifier complètement
Le membre de la corporation qui veut s’identifier comme faisant partie du personnel du CPE doit utiliser son nom et son prénom complet.

Prises de photos, films et enregistrements
La prise et la distribution de photos, de films et d’enregistrements vocaux par un membre de la corporation sont interdites sans l’autorisation écrite de la direction et au besoin, du tiers
impliqué. La prise de photos, de films et d’enregistrements vocaux préalablement autorisée, peuvent strictement se faire avec les appareils du CPE fourni à cet effet. Toutes photos, tous films ou tous enregistrements vocaux prisent pour des raisons éducatives ou administratives demeurent la propriété exclusive du CPE et sur les lieux du CPE.

Protection de la vie privée et confidentialité
Le CPE Les Marmousets est tenu à la confidentialité des informations qu’il détient. En ce sens, le CPE ne divulguera aucun renseignement de nature confidentielle sur les médias sociaux.
De la même manière, le CPE ne tolérera aucune divulgation de renseignement de nature confidentielle sur les médias sociaux. La protection de la vie privée inclut tous les supports, tels les contenus photographiques ou vidéos, pour lesquels il est obligatoire d’obtenir le consentement écrit de la direction générale et des tierces personnes impliquées avant leur publication sur les médias sociauxou différentes technologies de communication.
Les plaintes formulées sur les médias sociaux ne seront ni tolérées, ni traitées par le CPE. Pour déposer une plainte, li faut suivre les procédures de traitements des plaintes adoptées par le CPE Les Marmousets (cette procédure se retrouve dans la régie interne du CPE).

Règles d’utilisation d’Internet au CPE, sur le temps de travailcomme à l’intérieur)

Principes directeurs
Le CPE reconnaît qu’Internet peut être un outil utile aux membres de la direction et aux éducatrices spécialisées dans l’exercice de leurs fonctions. Àce titre, Internet doit être utilisé uniquement à des fins d’éducation, de recherche, de communication et d’administration pour les affaires du CPE.
Toutes recherches sur Internet peuvent permettre de remonter jusqu’au CPE, cet outil doit donc être utilisé de manière à préserver la confiance du public à l’égard de l’intégrité, de l’objectivité et du professionnalisme du CPE et de tous ses membres.

Obligations de l’utilisateur

S’assurer en tout temps que le pare-feu et le logiciel anti-virus est en fonction et n’a pas le
droit de désactiver ceux-ci pour aucune considération;
Respecter les droits d’auteur, les marques de commerce et tous les autres droits
concernant les contenus en ligne, et ce en tout temps;
Respecter l’interdiction visant à visiter des sites Web inappropriés et d’afficher des
messages inappropriés.

Précautions
Lorsqu’à des fins légitimes de recherches, un utilisateur souhaite accéder à un site Web ou traiter d’un sujet jugé à priori inapproprié, (par exemple: «agressions physique – enfants en bas âge»), il doit en discuter au préalable avec la directrice générale et obtenir son autorisation afin d’éviter tout malentendu sur s e s intentions.

Règles d’utilisation des médias sociaux

Informations sur la portée des médias sociaux
Les membres de la corporation sont responsables personnellement de leurs actes en matière d’utilisation des médias sociaux. Dans le cadre de la présente politique, ils ont été informés, concernant les aspects suivants :

Que des informations peuvent être relayées «d’amis en amis» et souvent, peuvent être visibles aux relations de ces «amis»;
Que toutes vidéos ou images peuvent être très facilement copiées puis utilisées à leur insu;
Que les documents électroniques sont admissibles devant un tribunal et que les «écrans imprimes» le sont également;
Que les informations diffusées sur les médias sociaux peuvent y être gardées sur des serveurs informatiques malgré une suppression de leur part;
Que ces médias sociaux peuvent être victimes de «piratage» et ainsi, voir leur contenu diffusé publiquement et utilisé de façon illégale.

Règles d’utilisation des téléphones cellulaires au CPE, sur le temps de travail

Principes directeurs
Les employées, en particulier le personnel éducateur, ont une lourde responsabilité en termes de sécurité des enfants confiés au CPE. En l’occurrence, le téléphone cellulaire est considéré par le CPE comme une source potentielle de distraction importante et qui peut être nuisible au travail, voir dangereuse pour la sécurité des enfants.
Il est attendu que le terme «téléphone cellulaire» est utilisé. Il englobe les différents médiums tels que : téléphones intelligents, tablettes ou autres appareils électroniques.

Obligations de l’utilisateur

Garder le cellulaire fermer et dans le casier (pas mis sur mode silencieux ou vibration);
Respecter l’interdiction visant à utiliser le cellulaire dans les locaux, incluant les textos;
Vous pouvez l’utiliser durant votre pause seulement;
Vous pouvez charger votre appareil durant votre pause, au besoin, car vous ne pourrez
laisser votre cellulaire sur la charge dans la salle du personnel en d’autre temps.

Dans des situations exceptionnelles et avec l’autorisation préalable de la direction, l’usage du téléphone cellulaire peut être autorisé. Les situations prédisposées à être tolérées; les émetteurs/récepteurs sont non-fonctionnels, lors de sorties extérieures, lors d’une panne du système téléphonique, lors d’une urgence ou lors d’autres situations déterminées par la direction.

Règles d’utilisation des appareils électroniques du CPE

Principes directeurs
L’utilisation des appareils électroniques du CPE pour des fins professionnelles, tels les téléphones, les photocopieurs, les telécopieurs et les ordinateurs, est priorisée sur l’utilisation à des fins personnelles, en tout temps.

Obligations de l’utilisateur

Utiliser ces appareils électroniques en dehors des heures de travail;
Il est permis d’en faire la demande lors de la période de pause prévue pour l’employé;
Payer immédiatement à la direction, les frais de 0,10$ qui s’appliquent pour des
impressions personnelles (incluant les télécopies);
Payer immédiatement à la direction, les appels et les télécopies interurbains, pour des communications personnelles et ils doivent être conciliés au registre prévu à cette fin.

Règles d’utilisation des courriels internes du CPE

Principes directeurs
Le CPE reconnaît que le système de courriel peut être un outil utile aux membres de la direction et aux éducatrices spécialisées dans l’exercice de leurs fonctions.

Obligations de l’utilisateur

Utiliser celui-ci exclusivement pour des fins professionnelles;
Utiliserune «signature» approuvée par la direction (incluant fond de page, couleur ou autre élément personnalisant le courriel)

NON-RESPECT DE LA POLITIQUE

Toutes violations de cette politique pourront entraîner diverses mesures selon les circonstances, pouvant comprendre le retrait complet ou partiel des privilèges d’accès à Internet, le retrait complet ou partiel des privilèges d’accès aux médias sociaux visant le CPE, le retrait ou la modification du contenu publié et/ou la rétractation par son auteur, etc. Une violation pourra aussi entraîner l’imposition de mesures administratives ou disciplinaires conséquentes avec la gravité et la récurrence des actes reprochés.
Rappelez-vous que vous demeurez responsable en tout temps du contenu que vous publiez et de l’usage que vous faites des médias sociaux.
Le CPE se réserve le droit d’intenter toute poursuite judiciaire en cas de préjudice.
Si vous avez des questions en lien avec la présente politique, n’hésitez pas à vous adresser à la directrice générale

DIFFUSION ET RÉVISION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Après son adoption par le conseil d’administration, la présente politique sera remise à chaque membre de la corporation. Par la suite, tous nouveaux membres de la corporation recevront un exemplaire de la politique alors en vigueur.
Le CPE s’engage à revoir périodiquement la présente politique afin de l’adapter ou de la bonifier en fonction de circonstances particulières, d’événements passés, de l’évolution dans le temps des pratiques du CPE ou de la législation.
La présente politique prendra effet le jour ouvrable suivant son adoption.

ANNEXE – LA NÉTIQUETTE¹

La nétiquette se définit comme un ensemble de conventions de bienséance régissant le comportement d e s utilisateurs d e s différentes technologies d e communication.
S’exprimer publiquement sur des technologies de communication exige courtoisie, politesse, respect des autres et respect de la langue.

Ne sont pas tolérés (exemples):

Les propos inappropriés, vulgaires, obscènes, malveillant, haineux, racistes, xénophobes,
homophobes, sexistes ou disgracieux envers l’origine ethnique, l’appartenance à une
religion ou à un groupe d’âge;
Les injures, insultes, propos diffamatoires, attaques personnelles, menaces ou le
harcèlement d’une autre personne;
Le contenu plagié ou contrevenant aux droits d’auteur, de marque de commerce, etc.;
Les messages envoyés à répétition, chaîne de lettres, pourriels, promotion, publicité, etc.;
Les opinions au nom de la corporation, sans autorisation à cet effet.

Sont à éviter (exemples) :

Les messages en majuscules, car les majuscules équivalent aux cris et elles peuvent être interprétées comme de l’agressivité;
Les messages hors propos et hors contexte;
Les échanges sous forme de dialogue dans les échanges publics (blogues, forums, etc.);
Les publications autres que dans la langue utilisée au CPE, soit le français.

Sont à encourager (exemples) :

Le respect de la vie privée des autres et de la confidentialité;
Le respect de votre destinataire, interlocuteur/trice, receveur, public, etc.;
La préoccupation pour le français : respect de l’orthographe et de la grammaire;
Faire rayonner la mission et les m e s s a g e s officiels du CPE.

Bonnes pratiques
Lorsque vous êtes sur Internet et que vous utilisez les médias sociaux, vous êtes en public. Voici donc quelques recommandations pour protéger votre réputation et celle du CPE:

Si vous avez un doute, ne publiez pas;
Limitez-vous à votre domaine d’expertise;
Citez vos sources, le cas échéant;
Gardez des traces de vos interactions en ligne;
Lors d’une émission d’opinion, nommez-vous complètement et n’impliquez pas le CPE.